Bosch OfficeOn im Test: Handwerkersoftware für Büro und Baustelle

Bosch OfficeOn* ist speziell auf die Bedürfnisse und Aufgaben in Handwerksbetrieben zugeschnitten. Die Software besteht aus einer Web-App für das Büro und einer App für die Mitarbeiter auf der Baustelle. Beide Apps sind über eine Cloud miteinander verbunden und alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert. Ziel der Lösung ist es, den Überblick über die Aufträge, die Projekt- und Terminplanung, die Dokumentation und die Zeiterfassung der Mitarbeiter zu behalten. Ob und wie sich die Arbeitsabläufe im Handwerk mit der cloudbasierten Software vereinfachen und beschleunigen lassen, zeigt dieser Test.

Papierchaos beenden und Arbeitsabläufe optimieren

Nahezu alle selbstständigen Handwerksmeister kennen das Problem, dass die Verwaltungsaufgaben einen nicht unerheblichen Anteil der eigenen Arbeitszeit beanspruchen. Gerade in den kleineren Handwerksbetrieben mit wenigen Mitarbeitern werden weiterhin alle Angebote und Rechnungen in MS Word oder Excel erstellt, die Dokumente und Belege ausgedruckt und akribisch in Aktenordnern verwahrt. Die Arbeitszeiterfassung in den meisten Handwerksbetrieben erfolgt ebenfalls immer noch auf Stundenzetteln aus Papier.

Dies alles erscheint im modernen Büroalltag nicht mehr als zeitgemäß. Wer im Papierchaos versinkt, sollte daher eine leistungsfähige Handwerkersoftware verwenden, welche die Arbeitsabläufe im Büro und auf den Baustellen erheblich beschleunigt und mit einer Digitalisierung aller wichtigen Dokumente die Zettelwirtschaft endlich beendet. Dies erspart wertvolle Zeit, die der Handwerksmeister in den eigenen Betrieb investieren kann, anstatt mit lästigen Verwaltungsaufgaben beschäftigt zu sein.

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Innovative Softwarelösung für Handwerksbetriebe aus allen Gewerken

Bosch spricht mit OfficeOn Handwerksbetriebe aus allen Gewerken an. Diese reichen von Sanitär-, Heizungs- und Elektroinstallateuren über Schreiner und Tischler, Zimmerer und Dachdecker bis hin zu Malern und Lackierern. Auch bei den Fliesenlegern, den Metall- und Fensterbauern sowie im Garten- und Landschaftsbau leistet das modern gestaltete Handwerkerprogramm nützliche Dienste.

Die Bosch Handwerkersoftware verfügt über eine benutzerfreundliche Bedienung und hilft dabei, die Abläufe in einem Handwerksbetrieb erheblich zu vereinfachen. OfficeOn unterstützt bei der Planung und Durchführung von Aufträgen und hält als Bürosoftware auch die Buchhaltung im Griff. Angebote, Termine und Rechnungen lassen sich mit nur wenigen Klicks erstellen.

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Leiter eines Handwerksbetriebs behalten mit Bosch OfficeOn die Arbeitszeiten, Berichte und Termine der Mitarbeiter immer im Blick. Alle Informationen erfassen die Handwerker unterwegs auf der Baustelle über die App. Auch bei den Kosten sorgt OfficeOn für mehr Durchblick. Es stehen hilfreiche Funktionen und Werkzeuge für die Planung und Durchführung von Projekten bereit, welche die Kostenkontrolle und -verfolgung erleichtern und die Interaktion mit den Kunden vereinfachen.

Auf diese Weise sparen Handwerker einiges an Zeit und Arbeit, beispielsweise auch durch die praktischen Vorlagen für Angebote und Rechnungen, die übersichtliche Ablage von Dokumenten und eine clevere Verwaltung von Kundenkontakten und Gesprächsnotizen.

Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen erstellen

Professionell aussehende und für den eigenen Handwerksbetrieb personalisierte Angebote und Rechnungen lassen sich mit OfficeOn recht unkompliziert erstellen und auch gleich direkt per E-Mail an die jeweiligen Kunden versenden.

Alle Angebote und Rechnungen können nach Zeit und Status gefiltert werden, um beispielsweise zu prüfen, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden. Ist dies der Fall, können auch gleich Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben für unbezahlte und überfällige Rechnungen direkt aus der OfficeOn Rechnungssoftware fürs Handwerk verschickt werden.

Mit einer Zahlungserinnerung, der 1. Mahnung und der 2. Mahnung bietet die Handwerkersoftware von Bosch drei unterschiedliche Mahnschreiben an. Bei allen Varianten besteht die Möglichkeit, eine interne Notiz zu hinterlegen. Die Mahnschreiben können dabei auch für teilweise bezahlte Rechnungen erstellt werden. Die Zahlungserinnerungen enthalten dann nur den Restbetrag und die bereits bezahlte Summe wird mit aufgeführt.

Praktisch beim Erstellen von Angeboten ist die Möglichkeit, den Artikelstamm von Großhändlern per DATANORM zu importieren oder via IDS auf den Webshop des Großhändlers zuzugreifen. Für den Zugriff auf den eigenen Leistungskatalog werden den Angeboten und Rechnungen beliebige Leistungen und Materialien hinzugefügt. Alle Leistungsgruppen und -positionen lassen sich recht einfach anpassen. Die grundlegenden Rechnungsfunktionen sind enthalten, etwa die Auswahl zwischen verschiedenen Steuersätzen sowie Abschlags- und Teilrechnungen.

Handwerker, die auch für öffentliche Auftraggeber arbeiten, werden sich außerdem über die Unterstützung beim Erstellen von E-Rechnungen mit den offiziellen Formaten ZUGFeRD und XRechnung freuen. Zeitsparend ist auch der integrierte DATEV-Export von OfficeOn, mit der alle Daten digital an den Steuerberater oder das Finanzamt weitergeleitet werden können.

Mit der Exportfunktion werden alle wichtigen Daten aus OfficeOn im CSV- oder Excel-Format exportiert. Der Nutzer hat dabei die Auswahl aus folgenden Inhalten: Angebote, Arbeitszeiten, DATEV, GOBD-Datenexport, Kundendaten, Rechnungen und Rechnungspositionen. Dabei kann der jeweilige Zeitraum ganz nach Wunsch festgelegt werden.

Projekte organisieren und verwalten

In Bosch OfficeOn lassen sich Projekte ähnlich wie Ordner anlegen und dort alle Termine, Angebote, Rechnungen und sonstigen Dokumente ablegen und verwalten. So behalten Handwerker immer den Überblick über alle laufenden Projekte und können auf einer Projektübersichtsseite den jeweiligen Status einsehen und verfolgen. In der Projektplaner-Software werden relevante Informationen und Dateien zentral und gut strukturiert einem Projekt und den jeweiligen Kunden zugeordnet.

Alle Termine lassen sich direkt im Projekt erstellen und planen. Dank der Verknüpfung der Projektplanungs-Software mit einer Mobil-App werden die Mitarbeiter jederzeit über Terminänderungen oder Kundenwünsche informiert und haben Zugriff auf die im Termin hinterlegten Informationen.

Praktisch ist auch die Übersicht aller Kunden inklusive der verknüpften Projekte, Termine, Angebote und Rechnungen in der Projektmanagement-Software fürs Handwerk. Hier lassen sich die Kundeninformationen einsehen und weitere Ansprechpartner und Adressen hinzufügen. Der Betriebsleiter kann auf diese Weise auch gut nachvollziehen, welche Mitarbeiter einem Kundentermin zugewiesen sind.

Termine planen und den Mitarbeitern zuweisen

Die Terminplanung ist mit Bosch OfficeOn auf komfortable Weise möglich. Die anstehenden Arbeiten werden dabei als Termin angelegt und auch gleich einem oder mehreren Mitarbeitern zugewiesen, die darüber automatisch benachrichtigt werden. Die Terminliste zeigt alle Termine im Überblick. Die Termindetails können dabei automatisch aus einem Angebot übernommen werden.

Die Cloud-Anbindung sorgt dafür, dass die Termine zwischen Büro und Baustelle immer zuverlässig synchronisiert werden. Der Terminkalender steht wahlweise in einer Tages- oder Wochenansicht zur Verfügung. Eine Monatsansicht ist hingegen nicht enthalten. Terminkonflikte lassen sich zuverlässig erkennen und beheben. Praktisch ist die Kartenansicht der Termine, um effizient Routen zu planen. Die Karte zeigt für den jeweils ausgewählten Tag alle Termine, deren räumliche Verteilung, die Uhrzeit und den Mitarbeiter, der jeweils dem Termin zugewiesen ist. In der Listenansicht lassen sich die Termine nach Status filtern, um den Fortschritt der Aufträge und Projekte gezielt verfolgen zu können.

Ergeben sich Terminänderungen, erhalten die zuständigen Mitarbeiter über den Terminplaner in der Mobil-App sogleich eine Benachrichtigung. Gut gelöst ist die Option, mit Hilfe der im Termin eingetragenen Details das beauftragte Handwerkerteam direkt zum Kunden navigieren zu lassen.

Neben den Informationen zu Adresse, Kunde, Projekt, Arbeitsauftrag und den zugewiesenen Mitarbeitern ist auch eine Liste der benötigten Materialien abrufbar. Leistungen wie Arbeitszeit und Material können während des Termins eingetragen, aber auch problemlos nachträglich ergänzt werden.

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Baustellendokumentation per App inklusive digitaler Kundenunterschrift

Eine lückenlose Baustellendokumentation wird für Handwerksbetriebe immer wichtiger, um alle Vorgänge und Fortschritte auf der Baustelle belegen zu können. Mit OfficeOn werden Notizen, Fotos und Dokumente über die Mobil-App auf dem Smartphone erfasst. Die Bosch OfficeOn App steht sowohl für iOS als auch Android zur Verfügung.

Die Mitarbeiter dokumentieren Termine auf der Baustelle und die erbrachten Leistungen auf einem elektronischem Rapportzettel mit der digitalen Unterschrift des Kunden. Die Leistungen werden vor Ort direkt im Termin erfasst und können im Büro in Echtzeit abgerufen werden. Alle Leistungen und Materialien, die der digitale Arbeitsbericht enthält, werden auf Wunsch gleich direkt in die Rechnung übernommen.

Material- und Leistungskatalog anlegen und auf Großhändlerdaten zugreifen

Jeder Handwerker benötigt einen Material- und Leistungskatalog für die einzelnen Angebots- und Rechnungspositionen. OfficeOn bietet die Möglichkeit, die Daten direkt vom Handwerks-Großhändler zu importieren. Hierfür stehen Software-Schnittstellen via DATANORM-Import oder über die Integrierte Daten-Schnittstelle (IDS) zur Verfügung. Auf diese Weise lassen sich Artikel zu tagesaktuellen Preisen aus dem Webshop eines Großhändlers direkt in die eigenen Angebote und Rechnungen übernehmen.

Dem Katalog werden recht unkompliziert neue Positionen hinzugefügt, um diese bei der Angebots- und Rechnungserstellung zu verwenden. Den einzelnen Positionen können Kategorien und Bezeichnungen zugeordnet werden. Auch eigene Artikelnummern legt der Handwerker fest und bestimmt den Aufschlag für seine Leistungen. Filter- und Suchfunktionen helfen bei der Suche nach einzelnen Material- und Leistungspositionen.

Arbeitszeiten aller Mitarbeiter per App erfassen

Die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter erfolgt direkt per Smartphone. Die Handwerker messen ihre Arbeitszeiten entweder per integrierter Stoppuhr in der App oder tragen sie dort manuell ein. Mit dem “digitalen Stundenzettel” klappt somit das Festhalten der absolvierten Arbeitsstunden papierlos, sodass der Einsatz einer separaten Zeiterfassungssoftware nicht nötig ist.

Die Arbeitszeiten werden in der OfficeOn Mobil-App direkt dem jeweiligen Baustellen-Termin zugeordnet und sind dank Synchronisation in Echtzeit vom Chef im Büro abrufbar, der sie auch gleich in die Angebots- oder Rechnungserstellung übertragen kann. Die Stunden jedes Mitarbeiters können nach Zeitraum, Projekt und Abwesenheiten gefiltert werden. Ein Export als CSV- oder Excel-Datei ist möglich.

Einstellungen zu Zahlungszielen, Steuersätzen und Textvorlagen

Im Menüpunkt “Einstellungen” kann der Nutzer die Optionen zur Rechnungslegung und Kommunikation anpassen sowie Texte und Layout bearbeiten. Unter anderem lassen sich die Vorgaben bei den Kunden- und Rechnungsnummern und die gewünschten Standardeinstellungen für Zahlungsziele in den eigenen Rechnungen und Angeboten vornehmen. Außerdem kann der Handwerker festlegen, in welchen Angeboten und Rechnungen der Hinweis zum Lohnkostenanteil angezeigt werden soll. Die Steuersätze, die in den Angeboten und Rechnungen für die Kalkulation ausgewählt werden, lassen sich ebenfalls hinzufügen und bearbeiten.

Wer in seine Firmenschreiben ein eigenes Logo einbinden möchte, kann alle mit Bosch OfficeOn erstellten Dokumente ganz nach Wunsch personalisieren. Hierzu einfach in den Einstellungen im Untermenü “Texte und Layout” die Größe und die Positionen des Logos auswählen und eine Bilddatei im JPG- oder PNG-Format mit maximal 0,4 Megabyte in OfficeOn hochladen.

Praktisch sind die Einstellungen zur Verwaltung der Textvorlagen. Hier kann der Handwerker jeweils für die Einleitungs- und Schlusstexte der Angebote und Rechnungen beliebig viele Vorlagen hinterlegen. Zudem besteht die Wahl, ob der Hinweis zur Aufbewahrungspflicht für Privatkunden in der Rechnung angezeigt oder ob darauf verzichtet werden soll.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten der Bosch Software betreffen beim E-Mail-Versand das Einrichten der Standard-Antwortadresse und das Konfigurieren von SMS-Benachrichtigungen.

Drei unterschiedliche Preisoptionen

Der Preis der Handwerkersoftware Bosch OfficeOn richtet sich nach der Laufzeit. Es gibt Mobile- und Desktop-Lizenzen mit Laufzeiten von sechs, zwölf oder 24 Monaten. Wer sich für das OfficeOn Sechs-Monate-Paket entscheidet, bezahlt netto 64,99 Euro pro Monat für die Büro-Lizenz und 34,99 Euro je Monat für die Mobil-Lizenz. Beim Zwölf-Monate-Paket fallen monatliche Kosten in Höhe von 59,99 Euro je Monat für die Büro-Lizenz und 29,99 Euro pro Monat für die Mobil-Lizenz an. Am kostengünstigsten ist das 24-Monate-Paket mit 49,99 Euro (Büro-Lizenz) und 22,99 Euro je Monat (Mobil-Lizenz).

Spartipp: Mit unserem exklusiven Gutscheincode “HEISE30” gibt es die 12- und 24-Monats-Pakete 30 % günstiger. Der Code kann sowohl telefonisch als auch bei Online-Bestellungen eingelöst werden.

Mit der Mobil-Lizenz können Mitarbeiter unterwegs oder von der Baustelle aus via Smartphone-App (iOS und Android) auf alle Funktionen zugreifen, die für den aktuellen Auftrag und dessen Dokumentation von Bedeutung sind. Für die Mitarbeiter im Büro ist die Office-Lizenz gedacht. Direkt im Webbrowser ohne Installation zusätzlicher Software sind hier alle Funktionen des Büro- und Handwerkerprogramms zugänglich, von der Angebots- und Rechnungserstellung bis hin zur Terminplanung.

Der Support per Chat oder E-Mail ist in allen drei Lizenzvarianten enthalten, jedoch fehlt die Option eines telefonischen Supports. Optional bietet der Hersteller für 399 Euro eine Ersteinrichtung an, um Betriebe bei der Umstellung auf die neue Software und beim Import von Kundendaten und Materiallisten zu unterstützen.

Bosch OfficeOn im Test: Fazit

Bosch OfficeOn* eignet sich als professionelle Handwerkersoftware vor allem für kleine und mittlere Handwerksbetriebe aller Gewerke. Die cloudbasierte Software optimiert und zentralisiert alle wichtigen Betriebsabläufe im Handwerk von der Angebotserstellung und Projektplanung bis hin zur Terminkoordination und Baustellendokumentation. Büro-Software und Baustellen-App arbeiten hervorragend zusammen. Pluspunkte sammelt Bosch OfficeOn mit der einfachen Handhabung und dem modernen, übersichtlichen Design. Auch Handwerker, die lediglich über geringe EDV-Kenntnisse verfügen, werden mit dem Handwerkerprogramm von Bosch kaum Bedienungsprobleme haben.

Bei allem Lob gibt es auch einige kleinere Kritikpunkte wie den nicht vorhandenen telefonischen Support. Diesen würde so mancher Handwerksbetrieb sicherlich zu schätzen wissen. Etwas umständlich erscheint, dass Demo-Termine* mit dem Vertriebsteam gebucht werden müssen, um die Software auszuprobieren. Wünschenswert wäre zudem eine monatliche Terminansicht. Doch dies ist sicherlich Mäkeln auf einem hohen Niveau. Bosch OfficeOn verfügt über alle wichtigen Features einer leistungsfähigen und modernen Handwerkersoftware und spart in Handwerksbetrieben, die sich von der aufwendigen Rechnungs- und Angebotserstellung mit Word und Excel loslösen möchten, Arbeit und Nerven. Da so manche lästige Verwaltungsarbeit mit Bosch OfficeOn auf clevere Weise automatisiert wird, bleibt umso mehr Zeit für den eigentlichen Handwerksberuf.

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Redaktion & Aktualisierung: heise Download-Team

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